Dubbel genaaid – houdt beter! Over Borging & Opvolging van processen

Ok, laten we even heel eerlijk zijn… Hoeveel lijstjes heb jij in huis liggen met “things to do”? Welke voornemens heb je al een hele tijd in je hoofd? Op mijn krijtbord in de keuken staat toch al zeker 3 maanden lang 2 hardnekkige “to do’s” (overigens steeds slechter leesbaar) die ingehaald worden door andere “to do’s” waar ik blijkbaar een hogere prioriteit aangeef, of die sneller af te handelen zijn.

Tromgeroffel

Ook in het bedrijfsleven zie ik dit terugkerende patroon. We kennen het allemaal, ideeën en initiatieven genoeg, van sommige is het draagvlak dusdanig hoog dat zaken daadwerkelijk in gang worden gezet. Uiteraard gepaard gaande met de bijbehorende investering: Tijd, geld en energie. Herinner je je de, met veel tromgeroffel geïntroduceerde, nieuwe werkwijzen of dat populaire cultuurprogramma? En hoeveel is daar nu daadwerkelijk nog van te merken?

Het Nut & de Noodzaak

Ondanks dat ik mij een aantal jaren geleden met 100% inzette voor een zeer inspirerend cultuurprogramma merkte ik dat er na 1,5 jaar weinig terug te vinden was van de landelijk beoogde verandering. Hoeveel van dit soort programma’s worden na implementatie daadwerkelijk volledig geïntegreerd in de dagelijkse bedrijfsvoering? Ik blijf me verwonderen over het feit dat veel initiatieven vaak een vroege dood sterven. Heeft het met het nut & de noodzaak te maken? Met commitment, opvolging en borging op bestuurlijk niveau? Of blijkt kort na de implementatie dat het gewoonweg slimmer is om de activiteiten te staken?

Opvolging & Borging

Blijkbaar zijn wij over het algemeen niet zo heel goed in staat om ingezette acties of programma’s in organisaties goed te borgen. Kijk naar de onderwerpen op de vergaderagenda of de (tussentijdse?) beoordelingsgesprekken, zijn die inderdaad verweven met de gewenste koers in de dagelijkse operatie? Zijn de verwachtingen duidelijk en pakken we voldoende terug op de voortgang? Ook handig om in het kader van de transparantie, onze beperkte geheugencapaciteit(!) en het respect naar elkaar zaken altijd vast te leggen en zo elkaar op gemaakte afspraken aan te kunnen spreken.

De kracht van de herhaling

En dan komen we weer terug op het onderwerp in mijn vorige blog > Hoe duidelijke durven wij eigenlijk te zijn? Hebben wij de discipline en het lef om uit te (blijven) dragen dat waar we ons aan gecommitteerd hebben? Op alle niveaus binnen de organisatie zal de nieuwe koers “voorgeleefd” moeten worden. Beginnende met de directie en opvolging en borging door het management. Een nieuwe weg inslaan valt of staat met discipline, het nakomen van gemaakte beloften en de kracht van de herhaling.